Sztuczna inteligencja (AI) nie jest już tylko futurystyczną koncepcją ani narzędziem fabularnym filmów science fiction. To wszechobecna technologia, która coraz bardziej zmienia nasz świat. Od rozrywki i sztuki po bardziej przyziemne, codzienne czynności w miejscu pracy – sztuczna inteligencja w coraz większym stopniu integruje się z naszym życiem. Jednym z obszarów, w którym jej wpływ jest szczególnie odczuwalny, jest środowisko biurowe, szczególnie w roli chatbotów przejmujących zadania zwykle zarezerwowane dla urzędników. Dziś przyjrzymy się możliwym zastosowaniom AI w urzędach.
AI nie tylko dla sztuki, czyli czym może nas zaskoczyć sztuczna inteligencja?
Sztuczna inteligencja to oprogramowanie, które poprzez metody uczenia maszynowego jest w stanie wykonywać różnorodne zadania w podobny sposób, jak robią to ludzie. Jej zastosowania obejmują wiele dziedzin, od tworzenia dzieł sztuki, przez przewidywanie wzorców pogody aż po usprawnianie procesów przemysłowych. Niektóre z jej zastosowań i o tym, co w świecie AI, pisaliśmy w jednym z artykułów.
Coraz częściej AI znajduje zastosowanie również w biurach. Pomaga tam w automatyzacji powtarzalnych zadań, zapewnia spostrzeżenia oparte na analizach, pomaga w procesach decyzyjnych, a nawet zarządza funkcjami administracyjnymi. Szczególnie na tym polu błyszczą chatboty takie jak Chat GPT, zdolne napisać maila, raport czy odpowiedzieć na pytania klienta lub petenta. Czy jednak dzięki swoim możliwościom zastąpią ludzkich urzędników?
Chatboty AI w urzędach w roli asystentów urzędników
Chatboty AI potrafią symulować rozmowę w naturalnym języku, sprawiając wrażenie, jakby po drugiej stronie siedział prawdziwy człowiek. Dzięki temu dość oczywistym rozwiązaniem staje się ich wykorzystanie w obsłudze klienta, gdzie mogą zapewnić natychmiastowe odpowiedzi na często zadawane pytania. Jednak na szczególną uwagę zasługuje ich zastosowanie w administracji.
Obecnie testowane są już rozwiązania oparte o chatboty, w których to komputer przejmuje od urzędnika część zadań związanych z obsługą dokumentacji, analizą raportów czy szybkim porównywaniem różnych propozycji. Takie eksperymenty przeprowadzał już brytyjski rząd czy NASK w Białymstoku. Wstępne rezultaty okazują się być bardzo obiecujące – dzięki wykorzystaniu AI wydajność pracy urzędników znacznie wzrasta.
Ale czy chatboty już wkrótce całkowicie zastąpią urzędników? To nie jest jeszcze pewne. Chociaż mogą wykonywać szeroki zakres zadań, rzadko popełniają istotne błędy i są w stanie błyskawicznie obsługiwać korespondencję i dokumentację, wciąż wymagają ścisłego nadzoru. Wątpliwości budzi też kwestia ochrony danych osobowych, które mogą być wykorzystywane w procesie machine learningu. Najbardziej prawdopodobny scenariusz na bliską przyszłość to symbioza, w której chatboty pomagają urzędnikom, uwalniając ich od bardziej złożonych zadań i ułatwiając bardziej efektywny przepływ pracy.
Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie sztucznej inteligencji w urzędach?
Cyfrowa transformacja biur, napędzana integracją sztucznej inteligencji, rozpoczyna nową erę wydajności i innowacji. W miarę jak przedsiębiorstwa i instytucje publiczne w coraz większym stopniu włączają sztuczną inteligencję do swoich struktur, korzyści stają się coraz bardziej widoczne. Do najczęściej wskazywanych zalet wykorzystania AI należą:
Wydajność i produktywność: Zautomatyzowane systemy i chatboty mogą bez przerw i błędów obsługiwać powtarzalne zadania, od wprowadzania danych po planowanie spotkań. To nie tylko przyspiesza procesy, ale także pozwala urzędnikom skoncentrować się na bardziej złożonych zadaniach o wartości dodanej. Kiedy przyziemne zadania, takie jak sortowanie danych lub wstępne interakcje z petentem, zostają przejęte przez sztuczną inteligencję, umożliwia to ludziom głębsze zagłębienie się w strategię, budowanie relacji i rozwiązywanie problemów.
Analiza danych i podejmowanie decyzji: Sztuczna inteligencja nie ma sobie równych w przetwarzaniu ogromnych ilości danych i wydobywaniu z nich znaczących wniosków. Dzięki zaawansowanym możliwościom analitycznym sztucznej inteligencji urzędy i biura mogą podejmować decyzje w oparciu o dane, które są bardziej obiektywne i często skuteczniejsze niż poleganie wyłącznie na ludzkiej intuicji. Na przykład sztuczna inteligencja może identyfikować wzorce zachowań petentów lub wydajności pracowników, umożliwiając kierownictwu dokonywanie świadomych wyborów.
Oszczędności kosztów: W dłuższej perspektywie odpowiednio wykorzystana sztuczna inteligencja może skutkować znacznymi oszczędnościami. Chociaż integracja AI wiąże się ze sporą inwestycją początkową, zautomatyzowane procesy prowadzą do zmniejszenia liczby błędów, mniejszej liczby poprawek i często zmniejszenia siły roboczej wymaganej do wykonania określonych zadań. Dzięki sztucznej inteligencji obsługującej zadania przez całą dobę istnieje również potencjalna redukcja kosztów ogólnych związanych z wydłużonymi godzinami pracy.
Reasumując, korzyści z wykorzystania chatbotów w urzędach obejmują:
- zwiększoną produktywność,
- lepsze podejmowanie decyzji dzięki zaawansowanej analizie danych,
- znaczące długoterminowe oszczędności,
- mniejszą liczba błędów ludzkich w powtarzalnych zadaniach,
- dostępność serwisu przez całą dobę,
- usprawnione procesy administracyjne.
Integracja sztucznej inteligencji w urzędach może okazać się prawdziwą rewolucją, odciążając urzędników, a petentom dając lepszą szybkość i jakość obsługi.
Wyzwania związane z wdrożeniem sztucznej inteligencji w urzędach
Droga do wdrożenia AI w urzędach nie jest jednak pozbawiona wyzwań. Podobnie jak w przypadku każdej technologii, aby można było skutecznie ją wprowadzić, konieczne jest zrozumienie potencjalnych przeszkód. Do najważniejszych należą:
- Ograniczenia techniczne i finansowe – wdrażanie systemów sztucznej inteligencji wymaga znacznej infrastruktury technicznej i wiedzy specjalistycznej. Koszty początkowe i zapotrzebowanie na wyspecjalizowanych specjalistów IT mogą być więc czynnikami zniechęcającymi do zmian. Wymaga to dokładnej analizy kosztów i korzyści oraz potencjalnego poszukiwania zewnętrznego finansowania lub partnerstwa.
- Opór pracowników i szkolenie – wprowadzenie sztucznej inteligencji może spotkać się z oporem pracowników, którzy obawiają się utraty pracy lub czują się w inny sposób zagrożeni nową technologią. Co więcej, efektywne korzystanie z narzędzi AI wiąże się z długą krzywą uczenia się. Organizacje muszą inwestować w szkolenia swoich pracowników i rozwiewać obawy dotyczące bezpieczeństwa pracy.
- Obawy etyczne i dotyczące prywatności – w miarę jak systemy sztucznej inteligencji przetwarzają i analizują ogromne ilości danych, pojawiają się obawy dotyczące prywatności, niewłaściwego wykorzystania i bezpieczeństwa danych. Najważniejsze jest zapewnienie, że systemy te są zarówno bezpieczne, jak i etyczne w działaniu. Obejmuje to przejrzyste procesy przetwarzania danych i wdrożenie solidnych środków bezpieczeństwa.
AI w urzędach: czy AI zastąpi urzędników? – podsumowanie
Wprowadzanie sztucznej inteligencji do urzędów to przykład tego, jak nowoczesne technologie wpływają na ewolucję miejsc pracy. Liczne potencjalne korzyści, począwszy od zwiększonej wydajności po oszczędności finansowe, stanowią przekonujący argument za wdrożeniem chatbotów. Jednak nie brakuje na tym polu wyzwań i obaw, związanych z ciągłym rozwojem i niskim stopniem poznania tej technologii przez ludzi. Dzięki zrozumieniu i wyeliminowaniu przeszkód technicznych, ludzkich i etycznych integracja sztucznej inteligencji może prowadzić do harmonijnego połączenia ludzkiej pomysłowości i wydajności maszyn, przygotowując grunt pod jaśniejszą, bardziej innowacyjną przyszłość, usprawniając w istotnym stopniu funkcjonowanie urzędów.
